Краткое руководство по работе с демонстрационной версией АИС «Недвижимость»

1 Общие сведения

Автоматизированная информационная система учета и управления объектами недвижимости (АИС «Недвижимость») позволяет вести учет объектов недвижимости, находящихся в ведении организации, и договоров по различным операциям с объектами недвижимости (купля-продажа, аренда, наем и пр.), которые ведет данная организация.

Демонстрационная версия АИС «Недвижимость» знакомит пользователя с интерфейсом системы и позволяет выполнять все операции, предусмотренные в системе, на основе данных демонстрационного примера. В процессе взаимодействия с системой пользователь может изменять данные демонстрационного примера, а также вносить в систему новые данные.

2 Вход в систему

Чтобы войти в систему, введите в адресную строку Интернет-браузера следующий адрес: http://reman.elco.ru. Появится окно входа в систему. В этом окне укажите следующие учетные данные:
логин: testuser
пароль: testuser
и нажмите кнопку «Войти». Если учетные данные введены правильно, появится главное окно системы.

3 Работа с объектами недвижимости


3.1 Добавление объекта недвижимости

Нажмите кнопку «Добавить». Появится окно выбора типа объекта недвижимости. Выберите тип и нажмите кнопку «Подтвердить».

Появится окно редактирования адреса объекта. Адрес является основным параметром, по которому объекты недвижимости идентифицируются в системе, он обязательно должен быть указан для каждого объекта.

Для указания адреса объекта используются поля ввода географических единиц, которые являются частями адреса, расположенные в группе Адрес. Частями адреса могут быть страны, области стран, районы областей, города, районы городов и т.д. (так называемые административно-территориальные единицы) и улицы, номера домов, корпусов, квартир, офисов и т.д. (так называемые адресные единицы).

Высшим уровнем для выбора географической единицы является страна мира. Переместив курсор в поле «Страна», начните набирать название нужной страны. По мере того, как в поле вводится текст, под полем формируется список стран, в название которых входит введенный текст. Рекомендуется вводить несколько букв, чтобы сократить список предлагаемых вариантов (для России достаточно ввести «рос», чтобы в списке осталась только одна Россия).

Примечание. В дальнейшем систему можно настроить так, чтобы сократить цепочку ввода элементов адреса. Например, если все учитываемые объекты недвижимости находятся в одном городе России, то первым полем для ввода будет улица и/или район этого города.

Заметив нужную страну, выберите ее в списке. Для этого щелкните ее мышью или переместите на нее курсор с помощью клавиатуры и нажмите клавишу ВВОД. Название страны зафиксируется на форме, а ниже появится поле выбора географического объекта следующего уровня — субъекта федерации (предположим, что выбрана Россия). Субъект федерации выбирается так же, как страна.

Страна и субъект федерации — это пример административно-территориальных единиц. Выбранные административно-территориальные единицы отображаются на форме полужирным шрифтом.

Допустим, выбран субъект федерации «Респ. Татарстан». Для Татарстана в демонстрационном примере в базу введены столица региона — г. Казань и районы региона.

Предположим, в систему требуется ввести дом в Казани по адресу ул. Баумана, д. 5. Для этого в поле «Район/нас. пункт» выберите Казань так же, как до этого выбрали страну и субъект федерации.

Когда Казань выбрана, под ней с отступом вправо появится поле для выбора улицы. Улица – это адресная единица, которая подчинена городу; адресные единицы отображаются обычным шрифтом.

Начните вводить название нужной улицы (Баумана). После ввода нескольких букв название улицы появится в списке под полем так же, как предыдущие выбранные элементы адреса. Выберите эту улицу.

Под улицей появится поле выбора следующей адресной единицы. В общем случае это может быть номер дома, квартал (если улица делится на кварталы), номер строения или земельного участка – поэтому все эти варианты перечислены в названии поля. Номер дома, квартал и т.д. выбирается уже знакомым нам способом, но в данном случае в списке под полем ничего не появится, поскольку номеров домов, строений и участков в демонстрационный пример включено немного. Если ввести в это поле число 5, через некоторое время поле очистится: это говорит о том, что похожих номеров домов на этой улице в системе нет, и нужно добавить элемент адреса в систему.

Для добавления дома нажмите кнопку «Добавить» справа от поля. Откроется окно ввода информации о новой адресной единице. Укажите ее наименование (в нашем случае это номер дома — «5») и выберите тип («Дом»). Сокращение «д.» к номеру дома добавлять не нужно, оно определится автоматически по выбранному типу.

После нажатия кнопки «Сохранить» это окно закроется, а добавленный дом появится на форме редактирования адреса объекта недвижимости под улицей.

Под номером дома появится поле для ввода дальнейших элементов адреса – корпуса, помещения и т.д. – но нам они уже не нужны, поскольку все требуемые элементы адреса для нашего примера (ул. Баумана, д. 5) уже выбраны и отображаются в окне.

В процессе выбора элементов адреса можно возвращаться к вышестоящим уровням адресных единиц и изменять свой выбор. Например, если произошла ошибка, и нужный нам дом находится не в Татарстане, а, скажем, в Волгоградской области, нужно нажать кнопку «Другой» с синей круговой стрелкой рядом с надписью «Респ. Татарстан». Все элементы адреса, расположенные ниже Татарстана, будут очищены, и поле «Субъект федерации» будет доступно для выбора нового элемента (Волгоградская область).

Помимо адреса, можно указать наименование объекта недвижимости. По умолчанию оно формируется по строке адреса, но можно указать и другое наименование. Для этого снимите флажок «Использовать адрес в качестве наименования объекта». Поле «Наименование» станет доступным для редактирования.

Кроме наименования, можно указать почтовый индекс, статус объекта («Действующий» или «В архиве») и написать комментарий.

После нажатия кнопки «Сохранить» объект с указанным адресом сохранится в системе. Появится окно просмотра адресных данных этого объекта; при необходимости можно вернуться к редактированию адреса, нажав кнопку «Изменить», или перейти к просмотру других параметров объекта недвижимости (технических, стоимостных, юридических, документов), перейдя на вкладку с соответствующим названием.

Вопросы и ответы

Вопрос. Не удается выбрать нужный район или город; после выбора предыдущего элемента адреса не появляется поле для ввода района/города.

Ответ. В процессе выбора адреса объекта можно добавлять в систему отсутствующие в ней улицы, номера домов, их корпусов, квартир и т.д., но нельзя вносить новые страны, области, города и другие административно-территориальные единицы. Работа с ними вынесена в отдельный справочник – см. его описание в разделе 6.1 Справочник административно-территориальных единиц.

Вопрос. Выбран город, но после него не появляется поле для выбора улицы. Как перейти к улицам выбранного города?

Ответ. Это означает, что для этого города не заданы подчиненные адресные единицы категории «Улица». Нужно найти этот город в справочнике административно-территориальных единиц и добавить возможность добавления улиц – см. пункт «Категории подчиненных адресных единиц» в разделе 6.1 Справочник административно-территориальных единиц.

3.2 Поиск объектов, расположенных в указанном месте

В реестре объектов недвижимости можно не только добавлять объекты, но и выполнять поиск объектов по заданным критериям, в частности, по местонахождению.

Чтобы указать местонахождение объектов, которые нужно вывести на экран, в окне реестра, которое появляется при выборе пункта меню «Объекты недвижимости», нужно нажать кнопку «Изменить местонахождение».

Появится окно выбора местонахождения. В нем используется такой же способ выбора элементов адреса, что и в окне редактирования адреса объекта недвижимости, с одним исключением: в этом окне нельзя добавлять элементы адреса в систему, можно только выбирать уже заведенные в систему элементы.

Выбрав нужное местонахождение, нажмите кнопку «Запомнить». Система вернется в окно реестра объектов, запомнив выбранное местонахождение. По нажатию кнопки «Найти» будут отбираться только те объекты, которые находятся в указанном месте. (Если выбран какой-либо город, будут выведены все объекты, находящиеся на всех улицах этого города. Если выбраны город и улица в этом городе, будут выведены только объекты, находящиеся на этой улице.)

Помимо местонахождения, можно указать тип объектов, которые требуется вывести. Если, например, оставить флажки «Здание» и «Земельный участок», а флажок «Помещение» снять, то будут выведены только здания и земельные участки.

После того, как объекты недвижимости будут выведены на экран, можно переходить к работе с конкретными объектами. Для этого нужно щелкнуть ссылку – наименование объекта в столбце «Наименование» (это первый столбец в таблице результатов поиска). Откроется вкладка «Адресные данные», с которой при необходимости можно перейти на другие вкладки этого объекта.

3.3 Удаление объектов

Чтобы удалить объект недвижимости, нужно найти его в реестре, перейти на вкладку «Адресные данные» и нажать кнопку «Удалить объект недвижимости». Появится диалоговое окно, в котором можно подтвердить или отменить удаление. Если удаление подтверждено, объект будет удален из системы, и появится окно реестра объектов недвижимости.

3.4 Юридические параметры объектов

На вкладке юридических параметров объекта недвижимости отображается форма собственности на объект (ее можно изменять), а также таблица договоров, по которым проходит данный объект. Если объект не проходит ни по одному договору, таблица договоров не заполнена. В столбце «Контрагент — из» этой таблицы отображается контрагент, который является плательщиком по данному договору. В столбце «Контрагент – в» отображается контрагент – получатель денежных средств.

3.5 Технические характеристики объектов

К техническим параметрам объектов недвижимости относятся различные виды площади с их размерами, серия дома, этажность, тех. состояние, и т.д. Отдельного комментария заслуживает группа параметров «Тех. параметры здания», которая есть у объектов типа «помещение». Данные в этой группе доступны только для просмотра; их редактирование выполняется при редактировании технических характеристик здания, в котором находится данное помещение.

4 Работа с договорами

Чтобы перейти в реестр договоров, выберите в меню, которое находится в левой части окна системы, пункт «Договоры».

Появится окно реестра договоров. В нем можно указать критерии отбора договоров или добавить договор в систему.

При указании критериев отбора можно использовать условие отбора по контрагенту. В поле «Наименование» можно указать наименование нужного контрагента. Это поле с контекстным поиском, который работает так же, как поиск элементов адреса объектов недвижимости: нужно начать вводить текст, который является частью названия контрагента, и в списке под полем появятся контрагенты, в названии которых есть этот текст. Поиск можно вести не только по названию, но и по ИНН контрагентов. Найденные контрагенты отображаются в формате «НАЗВАНИЕ — ИНН».

Дополнительно можно указать роль выбранного контрагента в договорах, т. е. какой стороной он в них является — арендатором, страхователем, покупателем и т.д.

В данных демонстрационного примера уже содержатся несколько договоров с вымышленными контрагентами; пользователи могут работать с этими договорами или добавить свои.

4.1 Добавление договора

Для добавления договора нажмите кнопку «Добавить» в окне реестра договоров.

Появится окно, в котором нужно выбрать вид договора (Аренда, Купля-продажа…). Выбрав вид, нажмите кнопку «Подтвердить».

Появится окно ввода основных параметров договора. Выбор контрагентов производится так же, как в окне реестра договоров: нужно начать ввод названия или ИНН нужного контрагента в поле соответствующий роли (стороны) договора, и в списке под полем появятся похожие контрагенты. Если требуемый контрагент не появился, его нужно добавить в систему с помощью реестра контрагентов (см. раздел 5 Работа с контрагентами).

4.2 Описание предмета договора

Предметом договора являются объекты недвижимости, проходящие по договору. Чтобы добавить (прикрепить) объекты к договору, выберите в реестре нужный договор, перейдите на вкладку «Предмет договора» и нажмите кнопку «Изменить».

Чтобы найти нужные объекты, нужно задать параметры поиска в группе полей «Местонахождение». Это делается так же, как на форме реестра объектов недвижимости: в полях ввода последовательно укажите нужные компоненты адреса и, при необходимости, отметьте флажками типы объектов.

Задав нужные параметры поиска, нажмите кнопку «Найти объекты». Найденные объекты появятся в таблице под группой «Местонахождение».

Чтобы добавить какой-либо из найденных объектов к договору, нажмите кнопку «Добавить» в строке этого объекта в столбце «Действия». Выбранный объект переместится в таблицу «Объекты по договору» в верхней части окна.

Чтобы удалить объект из договора, нажмите кнопку с красным знаком минуса в крайнем правом столбце таблицы «Объекты по договору». Это действие не удаляет объект недвижимости из системы, а только открепляет его от данного договора.

5 Работа с контрагентами

В системе поддерживается учет юридических и физических лиц, которые могут выступать в роли контрагентов договоров. Чтобы перейти в реестр контрагентов, выберите в меню, которое находится в левой части окна системы, пункт «Контрагенты и банки», а затем пункт «Контрагенты».

В реестре можно выполнять поиск контрагентов по части наименования, типу (физ. или юр. лицо) и статусу. Можно также добавлять контрагентов.

5.1 Добавление контрагента

Для добавления контрагента нажмите кнопку «Добавить» в окне реестра контрагентов.

Появится окно, в котором нужно выбрать тип контрагента (физ. или юр. лицо). Выбрав тип, нажмите кнопку «Подтвердить».

Появится окно ввода реквизитов контрагента. Некоторых комментариев требует способ ввода банковских реквизитов. Чтобы добавить строку банковских реквизитов, нажмите кнопку «Добавить» под таблицей «Банковские реквизиты». В таблицу будет добавлена строка полей, в которые можно ввести нужные значения.

В поле «Банк» применяется контекстный ввод, аналогично полям выбора элементов адреса и контрагентов. Начните вводить наименование нужного банка в это поле, и в списке под полем появится список банков, которые есть в демонстрационном примере. Поиск можно вести не только по названию банка, но и по его БИК. Найденные банки отображаются в формате «НАЗВАНИЕ — БИК».

Если нужный банк не появился в списке, его нужно добавить в систему с помощью реестра банков. Чтобы перейти в этот реестр, выберите в меню, которое находится в левой части окна системы, пункт «Контрагенты и банки», а затем пункт «Банки».

Работа с реестром банков аналогична работе с уже рассмотренными реестрами системы.

6 Системные справочники

Для описания объектов системы используются различные атрибуты. Для объектов недвижимости это площадь, серия дома, форма собственности, назначение и др., для договоров — вид договора, даты начала/окончания, цель использования объектов недвижимости и т.д. Значения некоторых атрибутов указываются каждый раз заново в самих объектах (например, величины площади объектов недвижимости), значения других выбираются из справочников системы.

Допустим, для некоторого объекта недвижимости требуется указать назначение, которого нет в раскрывающемся списке «Назначение» в окне редактирования технических характеристик объекта недвижимости. Для этого нужно добавить новое назначение в систему.

В меню «Нормативно-справочная информация» выберите пункт «Технические справочники», а затем — «Назначения объектов недвижимости». Откроется окно справочника назначений объектов недвижимости.

Нажмите кнопку «Добавить» и в открывшемся окне укажите наименование, сокращенное наименование и описание (при необходимости) нового назначения. Нажмите кнопку «Сохранить». Новое назначение будет сохранено в системе, и его можно будет выбрать при редактировании технических характеристик объектов недвижимости.

Большинство системных справочников устроено аналогичным образом. Отличия присутствуют в справочниках административно-территориальных и адресных единиц.

6.1 Справочник административно-территориальных единиц

Этот справочник используется для ведения таких географических единиц, как страны, регионы стран, города и прочие населенные пункты, округа и районы городов и т.п. Чтобы перейти в него, в меню «Нормативно-справочная информация» выберите пункт «Географические объекты», а затем — «Административно-территориальные единицы».

Работа со справочником во многом похожа на процесс выбора элементов адреса для объекта недвижимости. В окне отображаются поля выбора административно-территориальных единиц, в которые можно вводить текст наименования единиц следующего уровня для поиска. Поиск в этих полях не контекстный; чтобы найти единицы, содержащие введенный текст в качестве части наименования, нажмите клавишу ВВОД или подождите несколько секунд: поиск запустится автоматически и найденные единицы появятся в таблице.

Если нужная единица не найдена, следует добавить ее в систему. Нажмите кнопку «Добавить» рядом с полем ввода. Откроется окно ввода информации о новой административно-территориальной единице. Административно-территориальные единицы похожи на адресные, только для них указывается несколько больше параметров. Помимо наименования и типа (тип можно не указывать), можно заполнить следующие поля:

  • Общее наименование типа административно-территориальных единиц следующего уровня. Здесь указывается, как должны называться подчиненные административно-территориальные единицы. Например, для страны «Россия» таким общим наименованием будет «Субъект федерации», для Москвы это «Округ». Это поле можно не заполнять; это будет означать, что у этой административно-территориальной единицы не может быть подчиненных административно-территориальных единиц. Например, административное деление городов чаще всего заканчивается районами; у каждого из таких районов это поле заполнять не нужно.
  • Категории подчиненных адресных единиц. Это раскрывающийся список, с помощью которого можно ограничить подчиненные адресные единицы. Например, для города в этом списке рационально выбрать категорию «Улица», для небольшого населенного пункта, где улиц нет — категорию «Дом».

В первом случае, когда при выборе адреса объекта недвижимости пользователь дойдет до этого города и выберет его, под городом с отступом вправо появится поле выбора улицы с надписью «Улица». Во втором случае, когда при выборе адреса объекта недвижимости пользователь дойдет до этого населенного пункта и выберет его, под населенным пунктом с отступом вправо появится поле выбора дома с надписью «Дом».

В списке «Категории подчиненных адресных единиц» можно ничего не выбирать; это будет означать, что у этой административно-территориальной единицы не может быть прямых подчиненных адресных единиц. Например, нерационально присоединять улицу напрямую к стране, нужно указать еще как минимум город.

Указав все нужные характеристики административно-территориальной единицы, нажмите кнопку «Сохранить». Окно закроется, и добавленная единица появится в таблице.

Чтобы продолжить перемещение по административно-территориальным единицам (например, выбрать страну и перейти к поиску ее регионов), нажмите кнопку «Выбрать» в строке нужной единицы. Эта единица переместится в область над таблицей, а под ней появится поле выбора единицы следующего уровня.

Если кнопка «Выбрать» недоступна, это означает, что у данной единицы не указано общее наименование типа административно-территориальных единиц следующего уровня (см. выше). Щелкните наименование этой единицы в таблице, в открывшемся окне просмотра параметров нажмите кнопку «Изменить» и укажите нужное общее наименование. После сохранения единицы кнопка «Выбрать» станет доступной.

6.2 Справочник адресных единиц

Справочник адресных единиц похож на справочник административно-территориальных единиц. Выбор географических объектов начинается с выбора административно-территориальных единиц; пройдя несколько уровней (страна, регион и т.д.) пользователю становятся доступны адресные единицы (улицы, дома и т.д.) Работа с адресными единицами выполняется так же, как работа с административно-территориальными единицами в предыдущем разделе.

Примечание. Чтобы добавлять адресные единицы, необязательно заходить в этот справочник; добавление можно выполнить и при редактировании адреса объекта недвижимости. Справочник адресных единиц понадобится, если нужно изменить или удалить адресные единицы.

7 Анализ и отчеты

В демонстрационный пример включено несколько аналитических отчетов, которые позволяют получить сводную информацию о выполнении финансовых обязательств по договорам, а также получить сведения о техническом состоянии объектов недвижимости. Отчеты объединены в два блока; отчеты по договорам доступны в меню «Анализ и отчеты → Финансовые отчеты», отчет о техническом состоянии объектов недвижимости — в меню «Анализ и отчеты → Технические отчеты».

Все отчеты организованы по общему принципу. Когда пользователь выбирает нужный тип отчета в меню, появляется окно ввода критериев отбора данных для отчета. Указав критерии, пользователь нажимает кнопку «Вывести отчет». Результаты появляются на экране в виде таблицы. Из этой таблицы можно перейти к описанию объектов, которые попали в отчет: для финансовых отчетов это договоры и контрагенты, для технических отчетов — объекты недвижимости.

При необходимости таблицу результатов можно вывести в Excel. Для этого нужно нажать кнопку «Вывести отчет в Excel» под таблицей результатов. Будет сформирован файл в формате Excel, и появится стандартное диалоговое окно загрузки файла в браузере: можно будет сразу открыть получившийся файл или сначала сохранить его на локальном диске и после этого открыть.

В окне ввода критериев финансовых отчетов для поиска контрагентов используются стандартные поля с контекстным списком. Как и в остальных окнах, где есть такие поля, поиск контрагентов можно вести по названию или по ИНН.

В окне ввода критериев отчета о техническом состоянии объектов можно указать местонахождение отбираемых объектов. Это делается так же, как в окне реестра объектов недвижимости — см. раздел 3.2 Поиск объектов, расположенных в указанном месте.